WW procesie opracowywania materiału najlepiej jest, jak uczestniczą po obu stronach osoby bezpośrednio zaangażowane w projekt, również można zaangażować osoby z zarządu. Chodzi o to, aby oprzeć merytorykę zarówno na argumentacji operacyjnej, która dokładnie opisuje problematykę i sposób rozwiązania, jak też na argumentacji biznesowej, która przedstawia osiągnięcia i korzyści dla całej firmy.

Zanim przystąpi się do rozmowy warto wcześniej opracować do niej scenariusz – zbiór pytań pogłębiający tematykę, jak np.

• Informacje o firmie klienta – można wykorzystać a’la boilerplate, czyli standardowy tekst o firmie (branża, czym się zajmuje, krótko o historii, rozwoju)
• Opis problemu, czyli sytuacji przed wdrożeniem
• Powody wyboru rozwiązania firmy
• Rozwiązanie – jaki był dokładnie przebieg wydarzeń (przykłady)
• Osiągnięte korzyści dla firmy
• Ocena pracy ludzi

Dobrze jest również podczas rozmowy mieć pod ręką opis najważniejszych przekazów, na których firmie najbardziej zależy. Pozwoli to odpowiednio moderować rozmowę i pozyskać cenne treści, cytaty.

Metodyka polega na wywiadzie z wyznaczonymi osobami, spisaniu materiału bazowego, który może posłużyć do opracowania zarówno formy listu referencyjnego, jak też case study lub krótkich form wypowiedzi, wykorzystywanych w formie cytatu przy okazji tworzenia innych materiałów, ulotek, artykułów. Często materiał może tez posłużyć do wypracowania scenariusza filmu video lub krótszej formy wykorzystującej wyłącznie wypowiedzi klientów i dostawcy.

Warto podjąć rozmowy z działem PR klienta i uzgodnić plan promocji – często działy komunikacji marketingowej klienta dysponują innymi kanałami promocji, które można wykorzystać i wzmocnić efekt, ale też uniknąć dublowania prac i szumu komunikacyjnego.

Promocja wypracowanego wspólnie materiału zależy od używanych kanałów komunikacji przez firmy, pomysłowości i budżetu. Najczęstsze opcje to:

• Informacja na stronie www w zakładce Referencje lub osobna podstrona, do której prowadzi link z logotypu klienta
• osobny materiał pdf/ ulotka przekazywana innym klientom w bezpośrednich lub pośrednich kontaktach, np. w newsletterach lub cytat użyty w innych materiałach
• cytaty w artykułach i/ lub całe case study w mediach tradycyjnych i portalach internetowych
• posty w mediach społecznościowych – promocja na profilu firmowym Facebook, LinkedIn, itp. kampanie płatne lub nie
• filmy w kanale YouTube – kampanie płatne lub nie
• slajdy ze skróconym case study na konferencjach, webinariach, itp.